La PEC: cosa raccontano i numeri
La PEC ha trasformato il modo di scambiare comunicazioni con valore legale. Il suo funzionamento è simile a quello dell’email tradizionale, ma sono i gestori, cioè le aziende pubbliche o private che gestiscono i servizi di posta certificata per conto di cittadini, professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni e che devono essere esplicitamente autorizzate e vigilate dall’AgID e iscritte in un apposito elenco pubblico ufficiale, a certificare l’invio e la consegna dei messaggi attraverso apposite ricevute.
Nata per rispondere anche a precisi obblighi normativi, oggi la PEC viene utilizzata in molti contesti che vanno oltre gli adempimenti. Una disdetta contrattuale, una comunicazione fiscale, un atto giudiziario: esigenze differenti accomunate dalla necessità di documentare quando un messaggio è stato inviato e consegnato.
A fotografare questa evoluzione è la ricerca IDC del 2026 “PEC: diffusione, casi d’uso e prospettive di interoperabilità nell’ecosistema digitale europeo“, commissionata da Aruba, che analizza le abitudini di utilizzo e i benefici percepiti nei diversi segmenti della popolazione.
Quante caselle PEC ci sono in Italia nel 2026?
Secondo la stima di IDC pubblicata nel white paper di ottobre 2026, in Italia sono attive oltre 20 milioni di caselle PEC. Il dato si riferisce al numero di indirizzi, non a quello dei titolari: una persona o un’organizzazione può infatti gestire più caselle.
La gestione di più caselle è particolarmente diffusa nel mondo professionale e aziendale. Secondo l’indagine, condotta su 300 organizzazioni tra imprese, studi professionali e PA:
- il 63% gestisce da due a cinque caselle PEC;
- il 18% ne gestisce più di cinque;
- il 19% utilizza una sola casella, quota che scende all’8% nella Pubblica Amministrazione.
La presenza di più caselle risponde a un’esigenza organizzativa: distinguere le comunicazioni amministrative, fiscali, contrattuali e quelle destinate a specifici uffici o funzioni.
Chi usa la PEC e con quale frequenza?
La PEC non si limita a essere uno strumento da utilizzare quando si presenta una scadenza, per molti professionisti e uffici pubblici fa proprio parte delle attività ordinarie.
Il 60% delle 90 PA intervistate usa la PEC ogni giorno per comunicare con altre amministrazioni. Negli studi professionali, oltre il 78% degli intervistati la utilizza quotidianamente o almeno una volta alla settimana nei rapporti con PA, aziende e altri professionisti.
Anche tra i cittadini l’utilizzo è regolare: il 45% dei 600 utenti PEC intervistati usa la PEC ogni settimana o ogni mese, e il 31% la utilizza ogni giorno o ogni settimana per comunicare con aziende private.
La prospettiva è di continuità. Oltre il 95% delle organizzazioni coinvolte nell’indagine business prevede che nei successivi dodici mesi il proprio utilizzo della PEC resterà stabile o aumenterà.
Perché si usa la PEC: valore legale, semplicità e risparmio
Il vantaggio più riconosciuto della PEC è la possibilità di attribuire valore legale alle comunicazioni.
Nell’indagine IDC, il valore legale è indicato dal 61% delle 300 organizzazioni e dal 62% dei 600 cittadini intervistati. La semplificazione dei processi amministrativi è indicata, rispettivamente, dal 52% e dal 41%.
Il beneficio diventa concreto quando occorre dimostrare l’avvenuta consegna di una comunicazione. È il caso di chi deve inviare una disdetta, un recesso o un reclamo tramite PEC, oppure di chi è tenuto a comunicare il proprio domicilio digitale, come gli amministratori di società soggetti agli obblighi previsti dalla normativa.
Ai vantaggi per il singolo utente si aggiungono quelli per il Paese. Uno studio IDC pubblicato nel 2024 ha stimato per il solo 2026 circa 650 milioni di euro di benefici economici, derivanti soprattutto dalla sostituzione della corrispondenza cartacea e dalla riduzione di tempi, spostamenti e costi operativi.
Lo stesso studio stima per il 2026 circa 107 mila tonnellate di CO₂ evitate, grazie principalmente alla diminuzione degli spostamenti legati alla posta tradizionale. Si tratta di proiezioni annuali elaborate da IDC, non di risparmi effettivamente misurati nel 2026.
Per cosa viene usata la PEC: dai cittadini alle imprese
Gli ambiti di utilizzo mostrano quanto la PEC sia entrata in attività molto diverse tra loro.
Per i cittadini, la PEC serve a partecipare a bandi e concorsi, comunicare con gli enti previdenziali, gestire questioni fiscali, iscrizioni scolastiche e richieste di documentazione sanitaria. Sono esigenze approfondite nella guida dedicata a tutti i principali usi della PEC per i cittadini.
Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, l’indagine individua tra gli ambiti più frequenti quelli previdenziali (38%) e fiscali (37%).
Per imprese e professionisti, la PEC accompagna invece attività che richiedono continuità e gestione documentale. Commercialisti e consulenti del lavoro la utilizzano nei rapporti con il fisco e gli enti previdenziali; le aziende per comunicazioni contrattuali e gare d’appalto pubbliche.
Negli studi legali è un canale rilevante per le notifiche e le comunicazioni legate al processo telematico.
Nelle organizzazioni più strutturate, infine, la PEC non viene necessariamente gestita come una semplice casella email: può essere integrata nel protocollo informatico e nei sistemi di gestione documentale, per organizzare i flussi di comunicazione e ridurre le attività manuali.
Chi governa il sistema PEC in Italia?
La PEC è un sistema disciplinato da regole pubbliche e gestito da operatori sottoposti alla vigilanza dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
L’Agenzia definisce e aggiorna le regole tecniche, gestisce la qualificazione dei gestori e svolge attività di vigilanza e controllo. Gli operatori autorizzati sono consultabili nell’elenco pubblico dei gestori PEC tenuto da AgID.
Questo modello di governo rappresenta una caratteristica importante del sistema italiano: il servizio è erogato da operatori qualificati all’interno di un quadro regolamentato e sottoposto a controllo istituzionale.
Anche la provenienza del fornitore ha un peso nelle preferenze degli utenti. Nell’indagine, su 300 organizzazioni, il 78% degli intervistati dichiara di preferire operatori italiani o europei per la PEC e gli altri servizi digitali fiduciari.
Dalla PEC italiana al recapito certificato europeo
La prossima evoluzione riguarda le comunicazioni oltre i confini nazionali.
Il bisogno è già presente: secondo l’indagine, il 51% degli studi professionali e il 47% delle aziende intervistate scambia comunicazioni con interlocutori esteri.
Il regolamento europeo eIDAS, aggiornato dal regolamento UE 2024/1183, definisce un quadro comune per i servizi elettronici di recapito certificato qualificato. La sfida è rendere interoperabili i sistemi dei diversi Stati, consentendo lo scambio di comunicazioni certificate con riconoscimento reciproco.
Un esempio concreto di questa evoluzione è il progetto pilota di Aruba e Asseco, che ha consentito lo scambio certificato di documenti tra Italia e Polonia: un passo verso l’interoperabilità europea, capace di collegare sistemi diversi mantenendo sicurezza, tracciabilità e valore legale delle comunicazioni.
La PEC continua a crescere: come attivare una casella
La diffusione della PEC non riguarda soltanto chi è obbligato a possederla. Cresce anche l’interesse di chi ancora non la utilizza.
Nell’indagine, su 200 cittadini senza una casella attiva, il 28% dichiara di essere interessato ad attivarne una entro i successivi dodici mesi, soprattutto in previsione di maggiori comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.
Per chi deve ancora dotarsene, Aruba mette a disposizione diverse soluzioni PEC, dalle caselle per uso personale a quelle pensate per gestire comunicazioni professionali e aziendali.
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