1. Un documento arriva all’agenzia. Ricezione, classificazione, presentazione alla dirigenza per commenti, inoltro al dipartimento competente, assegnazione al personale per l’elaborazione, stesura, richiesta di feedback, revisione, presentazione per l’approvazione, firma, emissione… Osservando ogni fase singolarmente, nessuna potrebbe sembrare eccessivamente lunga. Ma sommando tutti i tempi di attesa tra le fasi, un’attività che avrebbe dovuto essere completata in poche ore può richiedere diversi giorni, o anche di più.
È importante sottolineare che, in molti casi, i ritardi non derivano da un singolo individuo irresponsabile. Ognuno fa la sua parte, ma l’intero processo risulta comunque lento. Un leggero ritardo in una fase, un tempo extra per una transizione, un’attesa più lunga del previsto per un feedback… Questi ritardi apparentemente insignificanti, sommati, diventano un collo di bottiglia importante che ostacola l’efficienza complessiva del sistema.
Pertanto, il miglioramento delle prestazioni non può limitarsi a sollecitare, ricordare o assegnare responsabilità. Il lavoro deve essere visto come un flusso, in cui ogni fase ha il suo tempo di elaborazione, il suo tempo di attesa, la sua persona responsabile e il suo collegamento con le altre fasi.
È qui che la tecnologia, in particolare il Centro Operativo Intelligente (IOC), può creare nuovo valore. La città identifica l’IOC di Hanoi come il “cervello digitale”, il fulcro per l’integrazione, l’analisi e lo sfruttamento dei dati a supporto della leadership, della direzione e della gestione. Il progetto, approvato alla fine del 2025 e con implementazione prevista tra il 2026 e il 2027, si concentra sulla connessione e la condivisione dei dati, sulla chiara definizione delle responsabilità di agenzie e unità e sulla gestione pratica del sistema.
Se sviluppato correttamente, il Centro Operativo Integrato (COI) non solo aiuta i leader a visualizzare in tempo reale il quadro socio -economico e la situazione urbana, ma, cosa ancora più importante, rende il flusso di lavoro all’interno del sistema più trasparente, tracciabile e misurabile.
Un’attività non ha solo lo stato “in corso”. Il sistema può indicare a che punto si trova l’attività, chi è responsabile, da quanto tempo è in fase di elaborazione, quanto tempo manca alla scadenza, a quale unità è destinata e se esiste il rischio che venga completata in ritardo.
A quel punto, un tempo di attesa che prima era quasi “invisibile” è diventato un dato misurabile. Un collo di bottiglia frequente non veniva più riconosciuto solo attraverso la percezione o le riunioni di sintesi, ma poteva essere identificato tramite i dati.
2. Pertanto, i dati non solo aiutano a misurare la velocità, ma anche a migliorarla. Un sistema IOC orientato a una gestione efficace deve fare un ulteriore passo avanti, non aspettando che le attività diventino in ritardo prima di emettere avvisi. Se un’attività ha solo il 40% del suo volume completato in un giorno; se un file è bloccato in una fase più a lungo del solito; se un’unità diventa costantemente un collo di bottiglia per lo stesso tipo di lavoro…, il sistema deve essere in grado di rilevare e segnalare tempestivamente. Questo è il passaggio dalla gestione dei progressi alla gestione della velocità, da reattivo a proattivo.
Il piano di Hanoi per l’implementazione del Centro Operativo Internazionale di Hanoi prevede anche lo sviluppo di procedure operative basate sul principio del “funzionamento in corso d’opera”, che attribuisce la responsabilità dell’aggiornamento dei dati all’ente gestore e mira a far sì che i dati vengano gestiti, analizzati e previsti a supporto del processo decisionale, orientandosi verso l’automazione del processo operativo.
Se implementato nella gestione del lavoro, ogni conclusione, direttiva e incarico dei dirigenti cittadini potrebbe diventare un “compito digitale” con attributi completi: ente responsabile, unità di coordinamento, persona responsabile, scadenza, stato, avanzamento, rischi e risultati.
I responsabili non devono più attendere la fine della settimana o del mese per ricevere un report riassuntivo e sapere quali attività sono in ritardo. Il sistema è in grado di identificare istantaneamente quali attività sono in linea con i tempi previsti, quali rischiano di subire ritardi e, soprattutto, quali sono bloccate o ferme in fasi specifiche. A partire da queste informazioni, l’IOC può supportare un nuovo ciclo operativo: Rilevamento – Allerta – Identificazione dei colli di bottiglia – Coordinamento – Monitoraggio – Valutazione dei risultati. È in questa fase che l’IOC diventa un vero e proprio strumento di gestione, non solo un sistema di visualizzazione dei dati.
L’IOC deve misurare simultaneamente molteplici fattori: velocità, qualità, coordinamento e risultato finale. Un’attività completata molto rapidamente ma che richiede numerose revisioni non è necessariamente efficiente. Un processo che viene completato nei tempi previsti ma che spesso genera rilavorazioni per i processi successivi può anche rappresentare un collo di bottiglia per l’intero sistema.
L’obiettivo finale non è quello di creare ulteriore pressione amministrativa sui funzionari, bensì di ridurre i tempi di attesa non necessari, eliminare gli intermediari, minimizzare le rilavorazioni e liberare il tempo dei funzionari per compiti che richiedono realmente intelletto, responsabilità e capacità decisionali umane.
Questo è anche un modo per approfondire la trasformazione digitale, non solo digitalizzando il lavoro svolto, ma utilizzando i dati per riconsiderare se sia necessario continuare a svolgere quel lavoro con i vecchi metodi.
Hanoi sta inserendo il suo CIO all’interno di un ecosistema più ampio, richiedendo che i dati siano “accurati, completi, puliti, aggiornati, unificati e condivisi”, collegando il CIO della città con i CIO locali e integrando sistemi specializzati a supporto della gestione e del funzionamento. Questo è un fondamento cruciale per evitare che il CIO diventi un'”isola tecnologica”, ma piuttosto una parte integrante del modello di governance unificata della città.
Ma la tecnologia apre solo delle possibilità. Affinché queste possibilità si trasformino in capacità concrete, il fattore decisivo rimane il modo in cui il lavoro è organizzato e gestito. Per raggiungere questo obiettivo, dobbiamo analizzare ogni anello della catena, misurare ogni intervallo di tempo, identificare ogni collo di bottiglia e migliorare continuamente il processo.
Ogni passaggio è un po’ più veloce, ogni periodo di attesa un po’ più breve, ogni collo di bottiglia viene risolto un po’ prima: l’intero sistema si muoverà in modo molto più efficiente. Questo è il profondo valore del Centro Operativo Integrato (IOC) per Hanoi, che non solo aiuta la città a capire come funziona, ma la aiuta anche gradualmente a funzionare meglio. Dal “vedere” all'”agire”, dai dati alla decisione, dalla decisione al risultato: questo è il percorso a cui un IOC veramente intelligente dovrebbe aspirare.
Fonte: https://hanoimoi.vn/ioc-bo-nao-so-tang-chat-luong-xu-ly-cong-viec-1756394.html
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